Steuern sparen mit dem Fahrtenbuch

Wer ein elektronisches Fahrtenbuch hat, kann Steuern sparen und sich die Dokumentation aller Fahrten (geschäftlich sowie privat) ungemein erleichtern. Es muss jedoch zwingend die gleichen Anforderungen wie das handschriftlich geführte Fahrtenbuch erfüllen. Schließlich müssen Fahrzeugführer, die ihren Firmenwagen privat nutzen, für dieses Privileg bezahlen. Der Fiskus versteuert den Vorteil der privaten Nutzung mit einem Prozent vom inländischen Brutto-Listenpreis des Fahrzeuges zum Zeitpunkt der Erstzulassung, zuzüglich Sonderausstattung und Umsatzsteuer. Der tatsächlich gezahlte Kaufpreis des Fahrzeuges spielt keine Rolle.
Beträgt der geschäftliche Nutzungsanteil des Firmenwagens weniger als 50 %, können Fahrzeugführer die Ein-Prozent-Regelung nicht zur Ermittlung des privaten Nutzungsanteils anwenden (Einkommensteuergesetz § 6 Abs. 1 Nr. 4). Führen sie auch kein Fahrtenbuch, wird das Finanzamt den privaten Nutzungsanteil ‘sachgerecht’ schätzen. Die einzige Möglichkeit, der pauschalen Ein-Prozent-Regelung zu entkommen, ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen.

Um die zurückgelegten Strecken und den Kilometerstand automatisch und lückenlos zu erfassen, wird das Ortungssystem mit dem elektronischen Fahrtenbuch verbunden. Das System überträgt die GPS-Daten des Fahrzeuges auf den firmeneigenen Server in einem gesicherten Rechenzentrum. So kann der Fahrtenbuchnutzer von unterwegs via PTC GPS-App oder auch nachträglich im PTC-Online-Portal am Computer Reiseziel, Fahrtgrund, Ansprechpartner und die Art der Nutzung (z. B. privat oder geschäftlich) angeben. Wichtig ist: Wenn er das Fahrtenbuch zu Hause um Angaben ergänzt wie z. B. den Fahrtgrund, ist dies für das Finanzamt eine Änderung und muss mit einem Zeitstempel kenntlich gemacht werden.
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist vollständig und richtig sowie zeitnah und in geschlossener Form zuführen (BFH-Beschluss V B 109/09 vom 13.10.2009). Bei geschäftlichen Fahrten sind folgende Angaben Pflicht: Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt, gefahrene Kilometer, Reiseziel, Ansprechpartner, Fahrtgrund, Umweg und Arbeitsweg zur Wohn- und Arbeitsstätte. Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben.

Ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch ist zeitaufwendig und unpraktisch. Schnell wird vergessen, eine Fahrt einzutragen oder den letzten Kilometerstand aufzuschreiben. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch von PTC werden die gefahrenen Kilometer automatisch erfasst. Im Fahrtenbuch kann der Nutzer Reiseziele mit zusätzlichen Angaben speichern, indem er Kundenadressen anlegt. Fährt er zum Kunden, erkennt das Ortungssystem das Reiseziel. Dadurch übernimmt das Fahrtenbuch die dazu abgespeicherten Angaben automatisch. Noch einfacher geht es, wenn der optionale Terminkalender genutzt wird. Die nachträgliche Bearbeitung des Fahrtenbuchs erübrigt sich und die Eintragungen erfolgen zeitnah.

Zeitnah bedeutet gemäß dem Bundesministerium der Finanzen, dass der Fahrer den Fahrtenbucheintrag innerhalb von sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt zu vervollständigen hat (BMF-Schreiben IV C 5 – S 2334/10/10006 vom 07.12.2011). Darum werden alle Termine mit den dazugehörigen Adressen und Angaben in den PTC-Kalender eingetragen. Das System gewährleistet, dass alle Angaben im Moment der Ankunft bei dem jeweiligen Termin unmittelbar ins Fahrtenbuch eingetragen werden. So reduziert sich der Aufwand im Vergleich zu einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch deutlich.

Der Tachometer darf eine höhere Geschwindigkeit anzeigen, als das Auto tatsächlich fährt – aber niemals eine niedrigere. Das schreibt die Richtlinie 77/433 der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft generell vor. Der höher eingestellte Tachometer verhindert eine technisch bedingte Geschwindigkeitsübertretungen. Darum weicht u. a. der Kilometerstand des Tachometers von den Angaben des GPS-Ortungsgerätes ab. Um diese Abweichung zu vermeiden, kann der Kilometerstand des Fahrzeuges im elektronischen Fahrtenbuch von PTC kalibriert bzw. korrigiert werden.

Das Finanzamt prüft nicht nur, ob alle gesetzlich geforderten Angaben vorliegen, sondern auch ob diese der Wahrheit entsprechen. Es kontrolliert z. B. anhand von Routenplanern, ob die Kilometerangaben im Fahrtenbuch richtig sind. Deshalb müssen Umwege gekennzeichnet und begründet werden, etwa mit der Umfahrung eines Staus oder der Nutzung einer schnelleren Straßenverbindung (BFH-Urteil VI R 46/10 vom 16.11.2011). Kilometerangaben eines elektronischen Fahrtenbuchs können jedoch um 20 % von der empfohlenen längsten Strecke eines Routenplaners abweichen (Finanzgericht Urteil 12 K 4479/07 E vom 07.11.2008).

Dienstleistern ermöglicht die Kostenstelle des GPS-Fahrtenbuchs ihren jeweiligen Auftraggebern einfach und schnell Termine und gefahrene Kilometer zuzuordnen.

Versicherungstechnisch ist ein Firmenwagen eine komplexe Angelegenheit. Schließlich ist das Unternehmen der Fahrzeughalter, am Steuer sitzt aber der Arbeitnehmer. Durch das Ortungssystem weiß das Unternehmen immer, wo sich welcher Firmenwagen befindet. In Kombination mit der Fahrer-Erfassung von PTC wird darüber hinaus auch der Fahrer dokumentiert. Diese Information kann z. B. bei der Zuordnung von Unfällen oder anderen Schadensfällen hilfreich sein.

Elektronische Fahrtenbücher müssen zehn Jahre gemäß § 147 der Abgabenverordnung aufbewahrt werden. Aber Vorsicht: Die Frist beginnt erst am Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Durch die automatische Online-Datenarchivierung garantiert das elektronische Fahrtenbuch von PTC eine professionelle Datensicherung. Ob bei einem Systemabsturz, Festplattencrash oder Smartphone-Verlust: das elektronische Fahrtenbuch von PTC bleibt erhalten. Alle Daten des Fahrtenbuchs werden auf die firmeneigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum gesendet und dort gespeichert.

Übrigens: Ein Wechsel von der Ein-Prozent-Regelung hin zum Führen eines Fahrtenbuchs darf nur zum 1. Januar eines Jahres oder bei unterjährigem Wechsel des Fahrzeuges erfolgen (BFH-Urteil VI R 35/12 vom 20.03.2014).

Quelle: bfp Fuhrpark & Management 10, 4. Oktober 2016 und Die Kälte + Klimatechnik 10 vom 6. Oktober 2016