Dokumentationspflicht im Handwerk

Seit 1. Januar 2015 sind viele Betriebe gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter exakt zu erfassen. Konkret heißt das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind innerhalb einer Woche aufzuzeichnen. Mit nicht (vollständig) ausgefülltem Stundenzettel oder nicht “abgestempelten” Karten riskieren Unternehmen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Um die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten zu erfüllen, nutzen Unternehmen die mobile Zeiterfassung von PTC.

RFID: Zeiterfassung ganz einfach

Branchen wie das Baugewerbe müssen gemäß § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter protokollieren. Doch einem Handwerksmeister bleibt oft gar nicht die Zeit, um sich neben der Akquise von Aufträgen auch noch intensiv um eine lückenlose Zeiterfassung zu kümmern. Um hier Abhilfe zu schaffen, nutzen Unternehmen, z.B. für ihre Baustellenprojekte, die lückenlose GPS-Aufzeichnung von PTC. Um den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende mobiler Mitarbeiter präzise zu erfassen, wird ein RFID-Lesegerät mit dem GPS-System verbunden. Die exakten Einsatzzeiten aller Mitarbeiter können im webbasierten PTC-Online-Portal jederzeit, auch von unterwegs, ausgewertet und als Bericht ausgedruckt werden.

Mindestlohn-Falle

Bei Verstößen gegen das Mindestlohngesetz, z.B. gegen die Dokumentationspflicht, drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro beziehungsweise bis zu 500.000 Euro bei Nichtzahlung des Mindestlohns. Wichtig ist, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer nicht nur dokumentieren, sondern auch für zwei Jahre aufbewahren. Mit der digitalen Zeiterfassung von PTC werden die Arbeitszeiten nicht nur zeitnah protokolliert, sondern auch auf den firmeneigenen Servern, die sich in Deutschland befinden abgespeichert. Ein weiterer Vorteil ist, dass Arbeitszeiten automatisch erfasst werden und nicht verloren gehen können.

Mehr als Zeiterfassung

Die GPS-Systeme unterstützen nicht nur die mobile Zeiterfassung, sondern auch die Auftragsplanung. Aus diesem Grund nutzt die Colter Fenster-Türen-Glas GmbH seit 2012 die Telematik-Lösungen von PTC. Fenster, Türen, Markisen und mehr umfasst die Produktpalette des 1975 gegründeten Familienunternehmens. Neben Schulen ist das Unternehmen in Kindergärten, Bibliotheken und Museen überregional im Einsatz.

Im PTC-Online-Portal kann Geschäftsführer Carsten Colter nachvollziehen, welcher Monteur sich wie lange und wann an welchem Einsatzort befindet. Kunden gegenüber kann er stets Auskunft über voraussichtliche Ankunftszeiten oder die Arbeitszeit vor Ort geben. Durch die zuverlässige Datenübertragung und sichere Datenspeicherung des GPS-Systems werden die tatsächlichen Einsatz- und Fahrtzeiten automatisch festgehalten. Dadurch kann er seinen Auftraggebern die Arbeitszeiten seiner Monteure und die gefahrenen Kilometer einwandfrei nachweisen. Die lückenlose Dokumentation erspart ihm zugleich unnötige Diskussionen mit seinen Mitarbeitern.

GPS schafft Transparenz

Der Einsatz mobiler Mitarbeiter erfordert ein gewisses Maß an Kontrolle. Seit der Einführung des GPS-Systems sind die Überstunden deutlich zurückgegangen. “Die Überstunden haben sich um 30 Minuten pro Mitarbeiter reduziert. Bei zehn Mitarbeitern und je 30 Euro pro Stunde ergeben sich also 150 Euro Unkosten pro Tag.”, rechnet der Geschäftsführer vor.
Aber auch für die Koordination von Notdiensten, z.B. bei Glasbruch in einer Schule, ist die Echtzeitortung der Einsatzfahrzeuge unverzichtbar. “Ich sehe im Portal gleich, welches Fahrzeug in der Nähe einsatzbereit ist.”, berichtet Carsten Colter.

Das Telematik-System schafft eine solide Basis für ein wirtschaftliches Arbeiten. Mithilfe des PTC-Routenplaners erstellt Carsten Colter abhängig von der Verkehrslage und der Strecke den optimalsten Tourenplan für seine Aufträge. Er kann zusätzlich im Online-Portal feststellen, ob die Aufträge in optimaler Reihenfolge abgefahren wurden, und überprüfen, ob die Arbeitszeiten eingehalten wurden. Die Berichte der bereits gefahrenen Strecken nutzt der Geschäftsführer für die Nachkalkulation, um zu sehen, ob Aufträge gewinnbringend sind. So kann er abschätzen, für welche städtischen Ausschreibungen er sich im nächsten Jahr wieder bewirbt.

Quelle: Glaswelt 11 vom 06.11.2015

Weitere Anwenderberichte Zum Thema mobile Zeiterfassung und GPS-Ortungssystem finden Sie hier.

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