Stempeluhr war gestern

Mobile Zeiterfassung ▪ Eine effiziente Einsatzplanung ist besonders für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern wichtig. Darum verschaffen sich heutzutage immer mehr Firmenchefs mit entsprechenden Telematiklösungen täglich einen Einblick in die Fahrzeugnutzung und Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter.

Die Möglichkeiten und Vorteile der mobilen Zeiterfassung haben auch Axel und Martin Melzer erkannt und in ihrem SHK-Handwerksbetrieb umgesetzt. Seit beide vor gut 16 Jahren den Familienbetrieb Melzer übernommen haben, ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen. 1966 wartete ihr Vater noch Kühlanlagen, heute realisiert das Unternehmen zusätzlich Klima- und Gebäudetechnik. Mittlerweile betreuen seine 60 Mitarbeiter rund 30 Kunden pro Tag. Mit insgesamt 40 Transportern ist der Dienstleister 24 Stunden am Tag im Einsatz. Um dem wachsenden Geschäft und den hohen Anforderungen an Qualität und Reaktionszeiten des Services dauerhaft gerecht zu werden, hat sich Geschäftsführer Axel Melzer nach einer Alternative umgesehen, mit der er die Arbeitsstunden der Mitarbeiter für die Lohn- und Kundenabrechnung leichter erfassen kann. Auf der Suche nach einer Lösung für sein Problem wurde er schnell fündig. Seit geraumer Zeit setzt er nun auf die Telematik-Lösungen der PTC GPS-Services GmbH. “Hier hat nicht nur der professionelle Service gestimmt, sondern auch die einfache Handhabung des Flottenportals war entscheidend”, beschreibt Melzer.

Bloß nicht verzetteln

Während früher umständlich nachgefragt werden musste, genügt heute ein Blick ins PTC-Flottenportal, um Abweichungen vom manuell ausgefüllten Stundenzettel und den Aufzeichnungen des GPS-Systems zu finden. “In wenigen Schritten haben wir einen umfassenden Überblick. Die GPS Ortung funktioniert präzise und schnell”, erläutert Axel Melzer. So können Unternehmen nicht nur die Einsatzzeiten enorm reduzieren. Neben der Verbesserung des Kundenservices werden gleichzeitig die Betriebskosten gesenkt.

Ob die Klimaanlage im Büro oder das Lüftungssystem im Hotel: Die Ansprüche der Kunden an die Firma Melzer steigen. Immer häufiger verlangen Auftraggeber eine genaue Dokumentation. Für die Arbeitszeitüberwachung verwendet die Firma Melzer deswegen das webbasierte PTC-Online-Portal. In dem Portal können verschiedene Berichte erfasst und per Mausklick die Einsatzdauer beim Kunden berechnet werden. So kann die Firma Melzer bei Rückfragen den tatsächlichen Zeitaufwand vor Ort nachweisen. “Die Fahrt- und Einsatzzeitberichte erleichtern unsere Büroarbeit deutlich und schaffen maximale Transparenz”, berichtet Axel Melzer.
Für Unternehmen mit Fahrzeugen über 3,5 t zulässiger Gesamtmasse kann die GPS-Ortung der Einsatzfahrzeuge auch im Hinblick auf die Handwerkerklausel hilfreich sein. Denn Firmenfahrzeuge bis zu 7,5 t dürfen sich ohne Aufzeichnung nur in einem Umkreis von 50 km um den Standort des Unternehmens bewegen. Das Unterlassen dieser Aufzeichnungen kann teuer werden. Anstelle hoher Strafzahlungen wäre eine Telematik-Lösung die günstigere Alternative.

Startblocker schützt vor Dieben

Handwerker-Fahrzeuge – oftmals beladen mit teuren Geräten und Materialien – sind für Diebe besonders attraktiv. Mit der satellitengesteuerten Ortung haben Handwerksunternehmen ihre Flotte nicht nur jederzeit im Blick. Im Falle eines Diebstahls liefert das GPS System auch Ortungssignale, sodass das Fahrzeug wiedergefunden werden kann. Darüber hinaus gibt es eine Schaltung, die unabhängig von der Fahrzeugelektronik und der werksseitigen Wegfahrsperre funktioniert. Mithilfe der PTC GPS-App
kann das Fahrzeug außerdem aus der Ferne lahmgelegt werden. Mehr Kundenzufriedenheit Egal, ob es die Klimaanlage im Büro oder die zugfreie Luftzufuhr im Prüflabor ist: Ruft ein Kunde wegen eines Störfalles an, ist schnelles Handeln gefragt. Im PTC-Flottenportal kann ein Disponent schnell erkennen, welches Fahrzeug in der Nähe ist und es auf dem schnellsten Wege zum Einsatzort schicken. Dank der Fahrer-Erfassung kann die Zentrale ebenso sehen, welcher Monteur hinter welchem Lenkrad sitzt und den für den Störfall geeigneten Monteur zum Kunden schicken. So können Fahrtzeit und Kilometer gespart und unnötige Telefonate vermieden werden. Ein weiterer Vorteil beim Einsatz von GPS-Ortungssystemen sind die genauen Fahrzeuginformationen. Wenn ein Monteur im Stau steht und beim Kunden in Verzug gerät, kann die Zentrale den Kunden kurzfristig über die voraussichtliche Ankunftszeit informieren. Dies entlastet den Innendienst und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Fahrtenbuch-App mit Extras

Wer anstatt der 1-%-Regelung ein Fahrtenbuch führen möchte, kann das GPS-System um ein elektronisches Fahrtenbuch erweitern. Da das Ortungssystem die zurückgelegte Strecke, den Abfahrtsort und das Reiseziel mit Datum und Uhrzeit ermittelt, stehen bereits die wichtigsten Informationen für ein gesetzeskonformes Fahrtenbuch zur Verfügung. Der Anwender muss nur noch die Angaben zum Kunden und Fahrtgrund ergänzen. Im Vergleich zum handgeschriebenen Fahrtenbuch reduziert sich darum der administrative Aufwand.
Die PTC GPS-App
ermöglicht es zusätzlich, mobil und zu jeder Zeit Eintragungen vorzunehmen. Alle Daten werden auf dem PTC-Server in einem gesicherten Rechenzentrum synchronisiert. Auch dem Steuerberater kann das Handwerksunternehmen einen Zugang geben, sodass Fahrtenbuch-Einträge rechtzeitig überprüft und korrigiert werden können. Nachträgliche Änderungen werden mit einem Bearbeitervermerk und einem Zeitstempel protokolliert.
Weitere Infos zu den Telematik Lösungen von PTC-GPS-Services gibt es hier.

Quelle: SBZ (13) vom 01.07.2015