Elektronisches Fahrtenbuch

Das müssen Sie beachten

Mit dem elektronischen Fahrtenbuch von PTC können Sie Steuern sparen. Denn Sie zahlen nur den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung. Außerdem vereinfachen Sie sich das Führen des Fahrtenbuchs. So werden z. B. Ihre zurückgelegten Strecken sowie Ihr Kilometerstand automatisch und lückenlos aufgezeichnet.

Wichtig ist, dass Sie Ihr Fahrtenbuch zeitnah vervollständigen. Um Ihnen das Führen eines ordnungsgemäßen, elektronischen Fahrtenbuchs zu erleichtern, haben wir Ihnen wichtige Urteile und Anforderungen an ein gesetzeskonformes Fahrtenbuch zusammengefasst und beantworten Ihnen folgende Fragen:

1. Was bedeutet es, ein Fahrtenbuch zeitnah zu führen?
2. Müssen Änderungen kenntlich gemacht werden?
3. Was bedeutet es, ein Fahrtenbuch geschlossen zu führen?
4. Was ist beim Fahrtenbuch unter Fahrtziel anzugeben?
5. Muss ein Umweg im Fahrtenbuch begründet werden?
6. Wie lang muss ein Fahrtenbuch aufbewahrt werden?
7. Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: Wie geht das?

1. Was bedeutet es, ein Fahrtenbuch zeitnah zu führen?

Oft wird das Fahrtenbuch nicht zeitnah geführt, also beispielsweise nur monatlich. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss jedoch zeitnah geführt werden, d. h. die Eintragungen wie Reiseziel (Firmenname), Fahrtgrund, Ansprechpartner und die Verwendung (z. B. privat oder geschäftlich) sind spätestens nach sieben Kalendertagen nach Abschluss der Fahrt vorzunehmen.

BMF-Schreiben IV C 5 – S 2334/10/10006 vom 07.12.2011: “Bei einem elektronischen Fahrtenbuch, bei dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel [Firmenadresse] erfasst werden, ist von einer zeitnahen Führung auszugehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt.“

2. Müssen Änderungen kenntlich gemacht werden?

Um Manipulation vorzubeugen, müssen nachträgliche Änderungen in einem elektronischen Fahrtenbuch immer mit einem Zeitstempel versehen werden. Eine nachträgliche Änderung ist dabei auch der Ersteintrag bzw. die Veränderung des Fahrtgrundes, des Ansprechpartners und der Verwendung.

BFH-Urteil VI R 64/04 vom 16.11.2005: “Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen […] in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.”

3. Was bedeutet es, ein Fahrtenbuch geschlossen zu führen?

Die Mindestanforderung an ein elektronisches Fahrtenbuch ist, dass es zeitnah und geschlossen geführt wird. Geschlossen bedeutet in diesem Fall fortlaufend und lückenlos.

BFH-Urteil VI R 35/12 vom 20.03.2014: “[…] ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch [muss] zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen sowie Datum, Fahrtziele und grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder jedenfalls den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufführen […].“

BFH-Urteil VI R 27/05 vom 09.11.2005: “Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. (EStG § 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2.)“

4. Was ist beim Fahrtenbuch unter Fahrtziel anzugeben?

Das Fahrtziel beinhaltet die angefahrene Adresse beispielsweise einer Firma und den Firmennamen. Wichtig ist, dass die Adresse mit Hausnummer angegeben wird.

BFH-Urteil VI R 33/10 vom 01.03.2012: “[…] ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch [muss] insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen […]. Dem ist nicht entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden.“

5. Muss ein Umweg im Fahrtenbuch begründet werden?

Die Finanzämter beschränken sich nicht auf vorstehende Plausibilitätsprüfungen, sondern vergleichen auch die Kilometerangaben von Routenplaner und Fahrtenbuch. Deshalb müssen von der ‘normalen’ Entfernung abweichende, längere Strecken gekennzeichnet und begründet werden (verkehrsgünstig oder verkehrsbedingt). Allerdings liegt ein Umweg nicht schon dann vor, wenn die zurückgelegte Entfernung um fünf Prozent von der kürzesten Strecke abweicht. Im FG-Urteil 12 K 4479/07 E wird sogar ein Zuschlag von 20 Prozent auf die von einem Routenplaner empfohlene längste Strecke empfohlen.

FA-Schreiben Leipzig I vom 20.05.2014: “Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten (vgl. Lohnsteuerrichtlinien R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 Satz 3 LStR 2008): Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflichen veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen.”

FG-Urteil 10 K 4600/04 vom 27.4.2006: “Eine Umwegfahrt liegt nicht bereits dann vor, wenn die gefahrene Strecke ca. 5 % von der kürzest möglichen Strecke abweicht. Der Steuerpflichtige ist nicht verpflichtet, vor Antritt einer längeren Dienstreise die kürzest mögliche Strecke laut Routenplaner zu ermitteln und dann, wenn er eine andere Strecke fährt, jede Abweichung aufzuzeichnen. Sind die Strecken nahezu gleich lang, kann der Steuerpflichtige die seiner Meinung nach (z. B. verkehrsmäßig) günstigste Strecke nehmen. Erst bei erheblichen Abweichungen kann von einer Umwegfahrt, die genauere Aufzeichnungen erforderlich macht, ausgegangen werden.”

FG-Urteil 12 K 4479/07 E vom 07.11.2008: “Dass bei mehreren Stichproben die Kilometerangaben teilweise erheblich von den Ergebnissen eines Routenplaners abweichen sollen, ist hier ebenfalls unerheblich. […] Es kommt hinzu, dass die von den Klägern gegen die uneingeschränkte Übernahme von Daten aus einem Routenplaner erhobenen Bedenken durchaus greifen […]. Deshalb ist es angebracht, die von den Klägern beschriebenen Probleme unterschiedlichen Verkehrsaufkommens und der von Baustellen mit einem Zuschlag von 20 % auf die von einem Routenplaner empfohlene längste Strecke zu erfassen … und innerhalb des Verkehrs in einer Großstadt könnte sich ein noch höherer Zuschlag anbieten.”

6. Wie lang muss ein Fahrtenbuch aufbewahrt werden?

In Deutschland besteht für das Fahrtenbuch bzw. elektronische Fahrtenbuch eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen: “(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: […] 4. Buchungsbelege [=Fahrtenbuch], […] Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, […] aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.“

7. Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: Wie geht das?

Das elektronische Fahrtenbuch von PTC berücksichtigt die maßgeblichen Vorschriften und die einschlägige Rechtsprechung. Darum lassen sich aus dem GPS-eFahrtenbuch die gleichen Erkenntnisse und Daten gewinnen wie aus einem handschriftlichen Fahrtenbuch. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie einen Steuerberater Zugang für Ihr GPS-Fahrtenbuch erhalten. So kann Ihr Steuerberater frühzeitig und überall Ihre Eintragungen überprüfen.

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