Fahrtenbuch korrekt führen

Auf Nummer sicher gehen – Das Finanzamt stellt strenge Anforderungen an das Führen von Fahrtenbüchern. Wer beim Ausfüllen wichtige Punkte außer Acht lässt, riskiert Steuernachforderungen. Wir zeigen lhnen, worauf Sie achten müssen und welche Dienste elektronische Fahrtenbücher leisten.

Als Geschäftsführer des Dienstleistungsunternehmens KM CompanyService ist Ralf Lenges seit mehr als 22 Jahren in Deutschland unterwegs. Um sich das Führen des Fahrtenbuchs zu erleichtern und Steuern zu sparen, nutzt er das elektronische Fahrtenbuch der PTC GPS-Services GmbH.

Ein elektronisches Fahrtenbuch vereinfacht die Dokumentation aller Fahrten – geschäftlich sowie privat – ungemein. Es muss jedoch zwingend die gleichen Anforderungen wie das handschriftlich geführte Fahrtenbuch erfüllen. Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen sind zu protokollieren. Darum entschied der Bundesfinanzhof, dass Excel-geführte Fahrtenbücher nicht den Ansprüchen des Finanzamtes genügen (BFH-Urteil VI R 64/04 vom 16.11.2005).

Manipulationssichere Dokumentation

Um die zurückgelegten Strecken und den Kilometerstand automatisch und lückenlos zu erfassen, wird das GPS-Ortungssystem von PTC mit dem elektronischen Fahrtenbuch verbunden. Das System überträgt die GPS-Daten des Fahrzeuges auf den firmeneigenen Server in einem gesicherten Rechenzentrum. So kann Ralf Lenges von unterwegs via PTC GPS-App oder auch nachträglich im PTC-Online-Portal am Computer Reiseziel, Fahrtgrund, Ansprechpartner und die Art der Nutzung (z. B. privat oder geschäftlich) angeben. Wichtig ist: Wenn er das Fahrtenbuch zu Hause um Angaben ergänzt, wie z. B. den Fahrtgrund, ist dies für das Finanzamt eine Änderung und muss mit einem Zeitstempel kenntlich gemacht werden.

Vollständige Angaben

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist vollständig und richtig sowie zeitnah und in geschlossener Form zu führen (BFH-Beschluss V B 109/09 vom 13.10.2009). Bei geschäftlichen Fahrten sind folgende Angaben Pflicht: Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt, gefahrene Kilometer, Reiseziel, Ansprechpartner, Fahrtgrund, Umweg und Arbeitsweg zur Wohn- und Arbeitsstätte. Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben.

Sorgfalt rechnet sich

Ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch bedeutet Aufwand und verlangt Disziplin. Schnell wird vergessen, eine Fahrt einzutragen oder den letzten Kilometerstand aufzuschreiben. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch von PTC werden die gefahrenen Kilometer automatisch erfasst. Im Fahrtenbuch kann Geschäftsführer Ralf Lenges Reiseziele mit zusätzlichen Angaben speichern, indem er Kundenadressen anlegt. Fährt er zum Kunden, erkennt das GPS-System das Reiseziel. Dadurch übernimmt das Fahrtenbuch die dazu abgespeicherten Angaben automatisch. Noch einfacher geht es, wenn der optionale Terminkalender genutzt wird. Dadurch erspart sich der Geschäftsführer die nachträgliche Bearbeitung des Fahrtenbuchs und die Eintragungen erfolgen zeitnah.

Wie bald ist zeitnah?

Zeitnah bedeutet gemäß dem Bundesministerium der Finanzen, dass der Fahrer den Fahrtenbucheintrag innerhalb von sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt zu vervollständigen hat (BMF-Schreiben IV C 5 – S 2334/10/10006 vom 07.12.2011). Ralf Lenges trägt darum alle seine Termine mit den dazugehörigen Adressen und Angaben in den optionalen Terminkalender ein. Durch die automatische Übertragung wird gewährleistet, dass alle Angaben im Moment seiner Ankunft bei dem jeweiligen Termin unmittelbar ins Fahrtenbuch eingetragen werden. So führt er sein Fahrtenbuch ohne großen Zeitaufwand.

Häufige Fehlerquelle: Kilometerstand

Üblicherweise weicht der Kilometerstand des Tachometers von den Angaben des GPS-Ortungsgerätes ab. Dafür gibt es verschiedene Gründe, wie die werkseitige Justierung des Tachometers und z. B. der Wechsel von Sommer- und Winterreifen. Um diese Abweichung zu vermeiden, kann der Kilometerstand des Fahrzeuges im elektronischen Fahrtenbuch von PTC kalibriert bzw. korrigiert werden.
Die Finanzämter beschränken sich nicht auf Plausibilitätsprüfungen, sondern überprüfen anhand von Routenplanern, ob die Kilometerangaben im Fahrtenbuch korrekt sind. Deshalb muss Ralf Lenges Umwege kennzeichnen und begründen, etwa mit der Umfahrung eines Staus oder der Nutzung einer schnelleren Straßenverbindung (BFH-Urteil VI R 46/10 vom 16.11.2011). Kilometerangaben eines elektronischen Fahrtenbuchs können jedoch um 20 % von der empfohlenen längsten Strecke eines Routenplaners abweichen (Finanzgericht Urteil 12 K 4479/07 E vom 07.11.2008).

Kostenstelle erstellen

Für die KM CompanyService ist Ralf Lenges durchschnittlich bei fünf Kunden pro Tag deutschlandweit im Einsatz. Als Dienstleister kann Ralf Lenges mithilfe der Kostenstelle des GPS-Fahrtenbuchs seinem jeweiligen Auftraggeber einfach und schnell Termine und gefahrene Kilometer zuordnen.

Fahrer-Erfassung im Schadensfall

Versicherungstechnisch ist ein Firmenwagen eine komplexe Angelegenheit. Schließlich ist das Unternehmen der Fahrzeughalter, am Steuer sitzt aber der Arbeitnehmer. Durch das GPS-System weiß das Unternehmen immer, wo sich welcher Firmenwagen befindet. In Kombination mit der Fahrer-Erfassung von PTC wird darüber hinaus auch der Fahrerzeugführer dokumentiert. Diese Information kann z. B. bei der Zuordnung von Schadensfällen hilfreich sein.

Sichere Datenspeicherung

Elektronische Fahrtenbücher sind wie manuell geführte Fahrtenbücher zehn Jahre gemäß § 147 der Abgabenverordnung aufzubewahren. Durch die automatische Online-Datenarchivierung garantiert das elektronische Fahrtenbuch von PTC nicht nur weniger Schreibarbeit, sondern auch eine professionelle Datensicherung. Ob bei einem Systemabsturz, Festplattencrash oder Smartphone-Verlust: das elektronische Fahrtenbuch von PTC bleibt erhalten. Alle Daten des PTC-Fahrtenbuchs werden auf die firmeneigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum gesendet und dort gespeichert.

Wichtiger Stichtag: Ein Wechsel von der Ein-Prozent-Regelung hin zum Führen eines Fahrtenbuchs darf nur zum 1. Januar eines Jahres oder bei unterjährigem Wechsel des Fahrzeuges erfolgen (BFH-Urteil VI R 35/12 vom 20.03.2014).

Quelle: SBZ 04/2016 vom 12.02.2016

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