Mehr als nur Fahrzeugortung

Unser GPS-Flottenportal ist modular aufgebaut, um den besonderen Branchenanforderungen gerecht zu werden. Alle Anwendungen wurden entwickelt, um die Wünsche unserer Kunden zu erfüllen. Gerne nehmen wir auch Ihre Anregungen auf.

Standard-Paket

Unsere Standardlösung umfasst bereits die wesentlichen Funktionen für das Tracking und Tracing. Sie können die Fahrzeuge in Echtzeit verfolgen und wissen immer, wann welches Fahrzeug wo wie lange gewesen ist.

Ein Kalender unterstützt Sie dabei, bereits mit nur einem Klick zurückliegende Daten abzufragen. Wir speichern die Aufzeichnungen in der Regel für ein Jahr. Auf Kundenwunsch auch länger, aber Sie können Ihre Daten auch in kürzeren Zyklen löschen.

Das Standardsystem umfasst die Echtzeitortung, die Anzeige der gefahrenen Routen in der Karte (Google Maps) und die tabellarische Auswertung mit Start- und Stoppadressen, die Start-, Ankunfts- und Fahrtzeiten, die Länge der gefahrenen Strecken sowie die Geschwindigkeiten und die Zündungszeiten. Die Daten werden in Berichtsform und in einem PDF-Format zur Speicherung und zum Ausdrucken zur Verfügung gestellt.

Zusätzlich können die Fahrzeuge mit dem Fahrzeugmanager verwaltet und mit Drag & Drop beliebig angeordnet werden.
Eine Statusanzeige informiert Sie darüber, ob das Fahrzeug gerade fährt, hält oder parkt und wie lange der Status andauert.
Beim Setzen einer Richtgeschwindigkeit wird die Übertretung tabellarisch festgehalten und in der Karte angezeigt.
Ein Batteriespannungswächter zeigt nach jedem Stopp die Spannung der Autobatterie an.
Das Kartenlayout ermöglicht die von Google Maps bekannten Ansichten, Karte, Gelände, Satellit, Verkehr.
Die Karte passt sich jeweils an die Anzahl der Fahrzeuge /Objekte an.
Die Größe der Symbole kann individuell eingestellt werden.
Eine Zentrier- und Zoomfunktion ermöglicht eine Detailansicht und garantiert, dass die Fahrzeuge ständig sichtbar bleiben.
Die zurückgelegten Strecken und die aktuell gefahrene Route (Spur) werden farblich in der Karte markiert.

Mittels eines Suchfensters können beliebige Standortadressen sichtbar gemacht werden.

In der Detailansicht können Sie sich die einzelnen Wegpunkte mit Adresse, Geschwindigkeit zu diesem Zeitpunkt und etwaige Überschreitungen der Richtgeschwindigkeit anzeigen lassen.

Ihre Daten werden im Standard-Paket 12 Monate gespeichert. Die Dauer kann optional verlängert werden. Sie können Ihre Daten aber auch in kürzeren Zyklen löschen.

Wenn wir das GPS-Gerät bei Ihnen zu unseren günstigen Pauschalen vor Ort installieren, erhalten Sie eine Vor-Ort-Garantie von 2 Jahren. Diese Garantie kann ebenfalls optional verlängert werden.

Elektronisches Fahrtenbuch

Wenn Firmenfahrzeuge zur Verfügung gestellt werden, stellt sich die Frage, ob die Nutzung nach der sogenannte 1%-Regelung versteuert werden soll oder ob es lohnender ist, ein Fahrtenbuch zu führen. Nach der pauschalen 1-Prozent-Methode wird die private Nutzung und damit der geldwerte Vorteil monatlich pauschal versteuert. Als Basis dient der inländische Listenpreis des Fahrzeugs inklusive Umsatzsteuer (Bruttolistenpreis), auch wenn das Fahrzeug gebraucht erworben wurde. Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden zusätzlich 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Firmenwagens pro Kilometer und Monat fällig.

Wenn das Fahrzeug aber in erster Linie nur geschäftlich und nur gelegentlich privat genutzt wird, sollte ein Fahrtenbuch geführt werden. Um sich die handschriftlichen Aufzeichnungen zu ersparen, bietet sich ein elektronisches Fahrtenbuch an.

Das eFahrtenbuch sollte aber auch einen weiteren Bearbeitungskomfort bieten, wie die Übernahme von Daten bei wiederkehrenden Besuchen (siehe Standorte), einfach bearbeitet werden können, auch die gefahrene Route in der Karte anzeigen und auf die Einhaltung der Bearbeitungsfristen achten.

Fahrtenbücher sind zeitnah zu führen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) definiert dies mit einer Frist von 7 Tagen. Sollte die Bearbeitung nicht sofort erfolgen, wird der Nutzer nach 5 Tagen automatisch erinnert.

Änderungen sind zu protokollieren. Auch das übernimmt das eFahrtenbuch und dem Steuerberater kann gleich ein Zugang zur Online-Überprüfung eingerichtet werden

Privatfahrten werden als solche ausgewiesen und die Daten werden verdeckt. Dies kann bereits automatisiert aus dem Fahrzeug mittels eines Privatschalters erfolgen.

Sämtliche Privat- und Geschäftsfahrten werden fälschungssicher erfasst. Sie erhalten eine lückenlose und zeitnah geführte Dokumentation für Ihr Finanzamt. Standorte können manuell oder über die Importfunktion angelegt und mit den wichtigen Daten ergänzt werden, um die Bearbeitung zu vereinfachen. Mittels einer Kalibrierfunktion werden die GPS-gestützten Kilometerangaben an den tatsächlichen Tachostand angepasst. Dem Steuerberater kann ein gesonderter Zugang zur Ãœberprüfung eingerichtet werden.

Erfassung sämtlicher Privat- und Geschäftsfahrten
Einfache Bearbeitung
Erfassung von Änderungen mit einem Zeit Stempel
Zugang für den Steuerberater
Entspricht den Richtlinien der Finanzverwaltung

Standorte

Mit diesem Modul lassen sich geografisch abgegrenzte Gebiete darstellen, besonders bezeichnen und als Grundlage für spezielle Auswertungen nehmen.

Diese Standorte dienen zunächst zum Visualisieren in der Karte. Sie werden z.B. auch im Modul Nächstensuche berücksichtigt oder als Ausgangspunkt für eine Routen- oder Tourenplanung genommen. Aus den Standorten lassen sich ganz einfach Alarmgebiete generieren.

Wichtig sind sie aber insbesondere für kundenbezogene Auswertungen. Je nach Branche kann dem Kunden per Mausklick nachgewiesen werden, wann welches Fahrzeug wie lange am Objekt war. Dies ist eine immer wieder geforderte Funktion im Bereich Objektmanagement.

Winterdienste können mit diesen standortbezogenen Funktionalitäten den Nachweis ihrer Streupflicht nachkommen. In der Dokumentation wird im Einzelnen festgehalten

Ein- und Ausfahrt
Dauer und Strecke der Durchfahrt
Halte- und Stoppzeiten am Standort
Anfahrtszeiten und zurückgelegte Strecken ab dem letzten Stopp
Kartenansicht

Die Standortfunktion erleichtert auch das Führen des elektronischen Fahrtenbuchs. Wer die steuerrechtliche Option des Fahrtenbuchs anstatt der sogenannten 1%-Regelung nutzen möchte, ist gehalten, überprüfbare Angaben zur Geschäftsfahrt zu machen. Wichtig sind die Angaben zum Fahrtziel (wie z.B. genaue Anschrift des Kunden, der Baustelle, des Interessenten, der Firma) und dem Ansprechpartner sowie der Fahrtgrund. Diese mögen wiederkehrend sein, so dass es sich anbietet, die Daten automatisiert zu übernehmen. Dies wird über das Anlegen eines Standorts mit den notwendigen Angaben erreicht. Wenn dann das Fahrzeug in dem geografisch markierten Gebiet parkt, erfolgt die Übernahme in das eFahrtenbuch.

Nächstensuche

Diese Zusatzfunktion macht es möglich, ausgehend von der Position des Fahrzeugs oder einer Adresse bzw. eines angelegten Standorts (z.B. ein Kunde, eine Firma oder sonstiger Bezugsort) andere Fahrzeuge oder Standorte in deren Nähe zu ermitteln und mit der Entfernungsangabe (tatsächliche Fahrtstrecken und keine Luftlinie) anzuzeigen.

Dieses Tool hilft Ihnen bei der Disposition. Sie suchen die Zieladresse in der in das Flottenportal integrierten Google Karte. An der Markierung können Sie ein kleines Menü aufrufen, das Ihnen die Nächstensuche anbietet. Sie sehen sofort, welches Fahrzeug in der Nähe ist, bzw. wie weit die anderen Fahrzeuge vom Einsatzort entfernt sind. Mit nur zwei Mausklicks erhalten Sie die gewünschten Informationen, können Kontakt zum Mitarbeiter aufnehmen und den Kunden über die voraussichtliche Ankunftszeit informieren.

Haltepunkte

In der Regel werden die Stopps der Fahrzeuge angezeigt. Sie dienen der Routenberechnung. Ein Fahrzeug stoppt bzw. parkt, wenn die Zündung ausgeschaltet wird. Demgegenüber hält ein Fahrzeug im Sinne der Routenberechnung, wenn es sich nicht bewegt (0 km/h). Die Zusatzfunktion Halts zeigt auch diese Position an.

Sie können definieren, wann der Haltepunkt markiert werden soll. Es ist nicht unbedingt praxisnah, sich jedes Halten anzeigen zu lassen, z.B. an den Ampelanlagen. Aber in einigen Branchen sind die Daten wichtig, wenn das Fahrzeug für einen längeren Zeitraum (auswählbar nach x-Minuten) steht, ohne die Zündung auszuschalten. Dies ist dann bedeutsam, wenn die Motorkraft z.B. für den Antrieb einer Maschine oder Pumpe genutzt wird.

Auch diese Haltepunkte lassen sich mit diesem Modul erfassen, in der Karte anzeigen und auswerten.

Wenn Sie gleichzeitig die gefahrene Strecke angezeigt und berechnet haben möchte, definieren Sie vorab den sogenannten Zeitstopp. Wenn also das Fahrzeug x-Minuten steht soll die Funktion aufgerufen werden, die standardmäßig durch das Ausschalten der Zündung die Berechnungen auslöst.

Diese Funktionen sind wichtig, wenn die Haltepunkte erfasst werden sollen, obwohl der Fahrer die Zündung nicht ausschaltet.

Routen- und Tourenplanung

Ob zur Auslieferung oder für den Kundenbesuch, die optimale Wegstrecke ist gefragt. Auch soll festgestellt werden, wie viele Standorte während der vorgegebenen Arbeitszeit erreicht werden können.

Der Routen- und Tourenplaner ermöglicht eine einfache Planung direkt aus den Standorten heraus. Die maßgeblichen Anlaufpunkte werden zusammengestellt, die Aufenthaltszeiten eingetragen und schon lässt sich die Tour unter Angabe der Ankunfts- und Abreisezeiten ermitteln.

Dieser Tourenplaner ist beim Einsatz von Technikern und Monteuren oder aber auch im mobilen Verkauf unverzichtbar. Während der Fahrzeiten wird nicht gearbeitet. Die Wegstrecken sollen so kurz wie möglich sein und der Tourenverlauf soll die Zielorte optimal erfassen. Wichtig ist die Berücksichtigung der Arbeitszeiten vor Ort. Mit einem Mausklick wissen Sie sofort, wann die Tour beendet wird und hoffentlich während der Arbeitszeit abgeschlossen werden kann.

Für wiederkehrende Touren oder um die Tour einfach abzuändern werden die Daten für eine spätere Bearbeitung abgespeichert.

Sie können aber auch von jeder beliebigen Adresse in der Karte starten oder von einem Fahrzeug ausgehen, das als Bezugspunkt dient. Sollten bestimmte Adressen zeitlich priorisiert werden, kann die Reihenfolge entsprechend verschoben werden und die geänderte Tour wird in der Karte angezeigt und berechnet.

Am Ende einer Tour liegen die Planungsdaten vor und es steht fest, wie die Route tatsächlich gefahren wurde (Tracking). Ein Vergleich von Ist- und Soll-Tour kann für die zukünftige Planung nützlich sein. Beide Routen werden in der Karte angezeigt und erlauben eine schnelle Übersicht.

Alarmbenachrichtigungen

Nach dem Eintritt bestimmter Ereignisse wird eine Benachrichtigung per E-Mail versendet. Die Ereignisse können sich auf Änderungen am Fahrzeug selbst beziehen, wie das Einschalten der Zündung innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums, in dem dieses Ereignis nicht eintreten sollte. Oder das Ereignis berücksichtigt gebietsbezogene Veränderungen, wie z.B. das Verlassen eines vorgegebenen Gebiets innerhalb eines definierten Zeitraums.

Die folgenden Benachrichtigungen können festgelegt werden:

Zündung eingeschaltet
Fahrzeug in Bewegung
Fahrt ohne Zündung
Autobatteriestand niedrig (weniger als .. Volt)
GPS-Gerät erhält keine ausreichende Stromversorgung
eine definierte Standzeit überschritten
eine definierte Standzeit unterschritten
Zeit zur Fahrerauthentifizierung überschritten

(mit Modul elektronische Fahrererfassung)

Notfallalarm
(mit Modul Notfallübertragung und einem zusätzlichen Schalter)

Diese Benachrichtigungen können mit dem Modul Alarmgebiete erweitert werden, um auch geografische Gebiete (Geozonen) einzubeziehen:

Abfahrt aus einem bestimmten Gebiet
Ankunft in einem bestimmten Gebiet
verspätete Abfahrt aus einem bestimmten Gebiet
verspätete Ankunft in einem bestimmten Gebiet
eine definierte Standzeit an einem Standort überschritten
eine definierte Standzeit am ausgewählten Standort überschritten
eine definierte Standzeit an einem Standort unterschritten
eine definierte Standzeit an einem ausgewählten Standort unterschritten
Fahrzeug befindet sich nahe der Grenze, die nicht überfahren werden darf
Abweichung von der geplanten Route

(mit Modul Routen- und Tourenplanung)

Notschalter

Soll zum Schutz des Fahrers ein Emergency Fall abgebildet werden, kann die Betätigung des Notschalters mit einer Alarmfunktion gekoppelt werden und eine SMS-Nachricht absetzen.

Elektronischer Startblocker

Mittels der Satelliten-gestützten Ortung kann auch im Falle eines Diebstahls das Fahrzeug geortet werden. Um das Risiko des Fahrzeugverlustes zu verringern bietet es sich an, Alarmeinstellungen vorzunehmen, um Alarmbenachrichtigungen zu erhalten. In der Regel wird dann das Fahrzeug aber schon bewegt und der Entwender oder auch der Dieb hat einen zeitlichen Vorsprung, der schnell zum Verlust führen kann. Eine bessere Lösung ist es, dass das Fahrzeug gar nicht erst gestartet werden kann. Mit unserer Lösung unterbrechen wir den Startvorgang. Das Fahrzeug bleibt stehen und einem möglichen Diebstahl wird auf diese Weise vorgebeugt.

Das gilt insbesondere bei höherwertigen Fahrzeugen oder wenn eine entsprechend teure Ware transportiert wird. Zum An- und Abmelden wird ein Chip benötigt und nur die im System hinterlegten Personen können die Blockierung oder Entsicherung ausführen.

Sollte im Extremfall ein Eingriff aus der Ferne notwendig sein, kann die Schaltung auch “over the air” erfolgen, indem eine Funktion im Online-Portal oder die App genutzt wird.

Fahrererfassung (manuell)

Um auch im Nachhinein feststellen zu können, welche Fahrer wann mit welchem Fahrzeug unterwegs war, können Fahrer angelegt und dem jeweiligen Fahrzeug zugeordnet werden.

Fahrererfassung (elektronisch)

Gerade bei wechselnden Fahrern ist die manuelle Erfassung mit zu viel Verwaltungsaufwand verbunden. Einfacher ist es, wenn der Fahrer sich mit einem Transponder an einem Lesegerät (RFID-Reader) anmeldet und sich so identifiziert. Die Zuordnung erfolgt nun automatisch.

Die An- und Abmeldungen können außerdem für Zeiterfassung verwendet und damit zum Nachweis der Arbeitszeit ausgewertet werden. Ein Arbeitszeitbericht verschafft einen Überblick über die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Einsätze.

Um der Nachweispflicht nach dem Mindestlohngesetz zu entsprechen, wurde für KEP-Dienste eine spezielle Lösung entwickelt. Wenn die Fahrer manuell eindeutig zugeordnet werden können, ist dafür auch keine elektronische Erfassung notwendig und der damit verbundene Mehraufwand lässt sich einsparen. Der Ausgangspunkt ist die Arbeitszeiterfassung ab dem Depot. Ein spezieller Algorithmus und die Möglichkeit der manuellen Korrektur von Pausenzeiten und abweichenden Fahrten lassen die Arbeitszeitaufzeichnungen mit einem geringen Aufwand erstellen.

iButton-Leser

Für einfache Lösungen kann alternativ zum RFID-Reader auch ein iButton System genutzt werden. Auch hier findet die Identifizierung über einen hinterlegten Code statt. Anstelle eines Chips wird eine Knopfzelle genutzt, die genau auf das Lesegerät zu führen ist.

Mitarbeitererfassung

In einigen Branchen werden die Fahrzeuge genutzt, um die Mitarbeiter zu den Baustellen zu bringen und wieder abzuholen. Ähnlich wie bei der elektronischen Fahrererfassung können sich auch die Mitarbeiter an dem Zusatzgerät im Fahrzeug identifizieren, um die Arbeits- und ggf. auch die Pausenzeiten zu erfassen.

Elektronische Führerscheinerfassung

Ein spezielles Lesegerät erkennt briefmarkengroße Transponder, die an geeigneter Stelle auf einen Führerschein geklebt werden. Wie bei der Fahrererfassung wird die Identität des Fahrers festgestellt und gleichzeitig geprüft, ob er vor Fahrtantritt auch im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist.

Nebenaggregate

In der Praxis geht es nicht allein um das Tracking und Tracing von Fahrzeuge, sondern auch um das Erfassen weiterer Daten. Die Maschinenzeiten sind zu ermitteln, die Laufzeiten bestimmter Aggregate oder die Visualisierung dieser Vorgänge, wie die gebuchte Taxifahrt, ob beim Winterdient der Streuer oder der Flug bzw. Besen im Einsatz waren oder ob die Pumpe des Mineralölfahrzeugs im Betrieb gewesen ist. Die Schaltungen werden dokumentiert und in Schriftform festgehalten. Die Daten lassen sich ebenfalls in andere Systeme exportieren.

Berichtsversand/Daten- Im- und Export

Die durch das GPS-Ortungsgerät und die angeschlossenen Nebenaggregate erfassten Daten werden in dem PTC GPS-Flottenportal angezeigt, ausgewertet und in der elektronischen Karte visualisiert.

Sie möchten nicht jeden Tag das Flottenportal aufrufen oder wollen einen Mitarbeiter beauftragen, die Daten auszuwerten. Ihnen ist es wichtig, die Daten auf Ihrem Rechner zu speichern. Dann lassen Sie sich Ihre Berichte täglich, wöchentlich oder monatlich zusenden.

In einer Übersicht definieren Sie, welche Berichte in welchem Intervall an Sie versandt werden sollen. Einfacher geht es nicht.

Oder Sie möchten die Daten exportieren, um diese selbst auszuwerten oder mit anderen Datensätzen zu verbinden. Dafür steht Ihnen die Exportfunktion zur Verfügung.

Rechtevergabe – individuelle Portalzugänge

Ihr Kunde möchte unbedingt den Transport selbst in Echtzeit verfolgen. Bestimmte Mitarbeiter sollen nur bestimmte Fahrzeuge sehen. Der Funktionsumfang soll individuell eingegrenzt werden. Dafür gibt es die Funktion Rechtvergabe.

Sie verwalten als Administrator die einzelnen Zugänge zum Flottenportal und bestimmen, wer welche Anwendungen für ausgewählte Fahrzeuge nutzen darf.

In der Auftragsvergabe oder im Call-Center dürfen nur die aktuellen Positionen aufgerufen werden. Einzelne Mitarbeiter erhalten den Zugang nur zu ihrem Fahrtenbuch. Der Kunde, der die Fracht verfolgen möchte, darf natürlich nur dieses Fahrzeug in Echtzeit und in einen bestimmten Zeitfenster sehen.