Telematik senkt Fuhrparkkosten

Die Fahrer vom Automatenservice Petzina versorgen mit zehn Fahrzeugen täglich bis zu 200 Automaten. Der Einsatz von Telematik ermöglicht einen reibungslosen Betrieb.
Mit der Anzahl der Automaten wachsen auch die Anforderungen an die Disposition und an die Mitarbeiter. Immerhin betreuen die Fahrer vom Automatenservice Petzina derzeit mehr als 300 Kunden. Um Optimierungspotenziale zu finden und sich deutlich von Wettbewerbern zu differenzieren, nutzt Geschäftsführer Patrick ­Petzina das GPS-Ortungssystem von PTC.

Täglich fahren seine Fahrer zwischen 150 und 200 Kunden an. Der Routenplaner von PTC unterstützt den Automatenservice dabei, seine Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen. Mit ihm kann das Unternehmen seine Touren übersichtlich darstellen und effektiver gestalten. “Durch die Routenplanung und auto­matisierte Dokumentation können wir ­heute nahezu doppelt so viele Automaten ­versorgen”, sagt Geschäftsführer Patrick Petzina.

Qualität geht vor

Verlässlichkeit ist für Petzina ein wichtiges Qualitätsmerkmal. Darum müssen Störungen an Automaten innerhalb eines Tages behoben werden. Ruft ein Kunde bei ihm an, kann er im PTC-Flottenportal erkennen, welches Fahrzeug in der Nähe ist und es auf dem schnellsten Wege zum Einsatzort schicken. Sofort kann der Kunde über die voraussichtliche ­Ankunftszeit benachrichtigt werden. “Im PTC-Online-Portal sehe ich gleich, welches Fahrzeug in der Nähe einsatzbereit ist”, erklärt Patrick Petzina.

GPS-Daten werden an Firmenserver übertragen

Um die zurückgelegten Strecken und den Kilometerstand automatisch und lückenlos zu erfassen, nutzt Petzina das elektronische Fahrtenbuch von PTC. Das System überträgt die GPS-Daten des Fahrzeuges auf den firmeneigenen Server in einem gesicherten Rechenzentrum. So kann der Fahrer von unterwegs via PTC GPS-App oder auch nachträglich im PTC-Online-Portal am Computer die Daten zu Reiseziel, Fahrtgrund, Ansprechpartner und die Art der Nutzung (privat oder geschäftlich) angeben. Mehr noch: Das Fahrtenbuch bietet die Möglichkeit, “Kundenadressen” anzulegen. Hier könnte der Fahrer zusätzlich zur ­Adresse weitere Angaben speichern.

Wenn er dann zum Kunden fährt, erkennt das GPS-System das Reiseziel. Dadurch übernimmt das Fahrtenbuch die dazu abgespeicherten Angaben automatisch. Noch einfacher geht es, wenn die Mitarbeiter den optionalen Terminkalender nutzen. “Es wurden deutlich weniger Kilometer gefahren und die Ein-Prozent-Regel ist dank Fahrtenbuch passé. Das hat sich schon gelohnt”, sagt Patrick Petzina. Das bedeutet für die Fahrer unterm Strich auch weniger Arbeit beim Lohnsteuer-Jahresausgleich.

Die exakte Erfassung der Arbeitszeiten ist seit 2015 Pflicht

Seit 1. Januar 2015 sind viele Betriebe gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter exakt zu erfassen. Konkret heißt das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind innerhalb einer Woche aufzuzeichnen. Mit nicht vollständig ausgefülltem Stundenzettel oder nicht “abgestempelten” Karten riskieren Unternehmen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.
Um Arbeitsbeginn und Feierabend mobiler Mitarbeiter präzise zu erfassen, verbindet Petzina ein RFID-Lesegerät mit dem GPS-System. Die exakten Einsatzzeiten aller Mitarbeiter können damit im webbasierten Online-Portal des Tele­ma­tik­anbieters jederzeit, auch von unterwegs, ausgewertet und als Bericht ausgedruckt werden. Außerdem erhält der Geschäftsführer einen genauen Überblick über Fahrt- und Arbeitszeiten.

Er kann unter anderem die Soll- und Ist-Arbeitspläne miteinander vergleichen sowie seinen Auftraggebern die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter und die gefahrenen Kilometer einwandfrei nachweisen. Die lückenlose Dokumentation erspart ihm zugleich unnötige Diskussionen mit seinen Mitarbeitern.
Die entfallen auch, wenn es um diverse Knöllchen geht. “Mithilfe eines ­Diagramms können ebenso die Einsatz­zeiten der Fahrzeuge auf einen Blick angezeigt werden.”

Quelle: Firmenauto 12 vom 20.11.2015

Das elektronische Fahrtenbuch und die Fahrzeugortung werden hier in weiteren Anwenderberichten beschrieben.
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