Zeit im Griff – PTC Telematik GmbH

Boris Burger dokumentiert seit 2014 den Einsatz seiner Fahrzeuge mit dem GPS-System der PTC GPS-Services GmbH. Die präzise Aufzeichnung von Arbeitsstunden und Kilometern vermeidet Diskussionen mit Mitarbeitern – und mit Kunden.

Die Übersicht auf angefallene Fahrt-, Lade- und Richtzeiten hilft außerdem bei der Verbesserung der Angebotskalkulation. Transparenz schafft Vertrauen.

Seit Boris Burger vor sechs Jahren den Familienbetrieb Burger übernommen hat, ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen. 1985 arbeiteten sein Vater und ein Mitarbeiter als Gerüst- und Fassadenbauer, heute realisiert das Unternehmen zusätzlich alle Arbeiten aus dem Bereich des Dachdecker- und Spenglerhandwerks. Mittlerweile betreuen seine acht Mitarbeiter bis zu zehn Kunden pro Tag.

Keine Kompromisse

Der Einsatz mobiler Mitarbeiter erfordert ein gewisses Maß an Kontrolle. Zwar dokumentieren Burgers Mitarbeiter am Ende jedes Arbeitstages ihre Stunden, aber insbesondere bei mehreren Kleinbaustellen am Tag waren die Aufzeichnungen ungenau bis falsch. “Heute wird die ‘ganze’ benötigte Arbeitszeit für z. B. Klein- und Reparaturaufträge abgerechnet und zwar für jeden Kunden nachvollziehbar. Damit gibt es kaum Diskussionen bei der Rechnung über Fahrtzeiten, tatsächliche Zeit auf der Baustelle und Ladezeiten.”, erklärt Boris Burger. “Die Kunden glauben dem GPS-System einfach mehr als nur dem handgeschriebenen Zettel. Einen weiteren Vorteil sehe ich bei der Nachkalkulation. Ich kann für alle Baustellen genau sehen, wie viel Fahrtzeiten und Ladezeiten bzw. Richtzeiten im Lager angefallen sind. Somit kann man die unproduktiven Zeiten besser erkennen und einkalkulieren.”
Im Ernstfall schnell zum Einsatzort

Bei einem Sturmschaden am Dach ist schnelles Handeln gefragt. Für diese Einsätze ist eine Echtzeitortung unbedingt erforderlich. “Mit der Fahrzeugortung von PTC kann ich gegenüber dem Eigentümer oder der Versicherung einen genauen Nachweis der Arbeitszeit abliefern, insbesondere wenn für die Reparatur noch Besorgungsfahrten notwendig waren.”, berichtet Geschäftsführer Boris Burger. So können sich seine Mitarbeiter auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.
Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers

Analog zu den bei gewerblich Beschäftigten im Dachdeckerhandwerk bereits bestehenden Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten werden Arbeitgeber im Dachdeckerhandwerk durch das Mindestlohngesetz (MiLoG) seit 1. Januar 2015 verpflichtet, auch bei Angestellten, kurzfristig und geringfügig Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleitung folgenden Kalendertags aufzuzeichnen.

Diese Aufzeichnungen sind als Nachweis der Zahlung des Mindestlohns längstens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren und bereitzuhalten. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnung des Arbeitgebers vermitteln können. Eine genaue Form für die Aufzeichnung ist dabei nicht vorgesehen.

Nach massiver Intervention des Handwerks wurde die geplante Obergrenze der Dokumentationspflicht von 4.500 Euro brutto monatlich auf 2.958 Euro herabgesetzt. Im Dachdeckerhandwerk betrifft dies jedoch nur kaufmännische und technische Angestellte. Wenn das verstetigte Monatsentgeld 2.000 Euro nicht überschreitet und der Arbeitgeber das Entgelt für die vergangenen 12 Monate nachweislich gezahlt hat, entfallen für Angestellte die Aufzeichnungspflicht ebenso. Ausnahmen gelten auch für arbeitende enge Angehörige. Hierzu zählen Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers.

Mit nicht (vollständig) ausgefülltem Stundenzettel riskieren Unternehmen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Geht es nun auf die Baustelle, können Unternehmen die Einsatzzeiten lückenlos mit dem GPS-System von PTC protokollieren. Später weiß die Buchhaltung, wie lang der Anfahrtsweg und Arbeit auf der Baustelle waren. Arbeitsbeginn und Arbeitsende aller Mitarbeiter können im webbasierten PTC-Flottenportal immer und überall ausgewertet werden. Die Daten können ebenso mit den Stundenzetteln verglichen werden. Dafür wird ein RFID-Lesegerät mit dem GPS-System verbunden.

Fahrtenbuch führen

Manche Unternehmen ergänzen die Fahrzeugortung zudem mit einem elektronischen Fahrtenbuch. Um die zurückgelegten Strecken und den Kilometerstand automatisch zu erfassen, wird das GPS-System damit verbunden. So kann der Nutzer von unterwegs via PTC GPS-App oder auch nachträglich im Flottenportal am Computer Reiseziel, Fahrtgrund, Ansprechpartner und die Art der Nutzung (z. B. privat oder geschäftlich) angeben.

Da die gefahrenen Kilometer, das Datum, die Uhrzeit und der Kilometerstand automatisch ermittelt werden, stehen bereits die wichtigsten Informationen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zur Verfügung. Der Nutzer muss nur noch die Angaben zum Kunden und den Fahrtgrund ergänzen. Im Vergleich zum handgeschriebenen Fahrtenbuch vereinfacht sich die Dokumentation aller Fahrten (geschäftlich sowie privat) erheblich.

Im Fahrtenbuch können außerdem Reiseziele mit zusätzlichen Angaben gespeichert werden. Fährt der Nutzer zum Kunden, erkennt das GPS-System das Reiseziel. Dadurch übernimmt das Fahrtenbuch die dazu abgespeicherten Angaben automatisch. Noch einfacher geht es, wenn der optionale Terminkalender genutzt wird. Die nachträgliche Bearbeitung erübrigt sich und das Fahrtenbuch wird automatisch und zeitnah im Sinne des Gesetzes geführt.

Quelle: DDH (Das Dachdecker-Handwerk) vom 04.03.2016

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